Không chỉ ở riêng Nhật Bản, mà ở bất cứ nơi đâu “Email” cũng luôn được sử dụng trong công việc, tuy nhiên ở Nhật lại có một chút quy tắc riêng về vấn đề này.
Mặc dù trong cách viết email của người Nhật, có một chút quy tắc hơi khác so với người nước ngoài, song cũng hiếm khi có người Nhật nào chỉ ra cho bạn điều này, tuy nhiên, dù chỉ là một chút quy tắc nho nhỏ thôi, nhưng bạn cũng hãy nắm rõ những điều đó để thúc đẩy việc kinh doanh một cách suôn sẻ nhé!
Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn độc giả từ những quy tắc cơ bản cho đến quy tắc đặc trưng của Nhật Bản trong việc viết Email!
Cách viết phần người nhận: Phân biệt “To” “Cc” và “Bcc”
To：đối tượng trực tiếp xử lý mail (người nhận chính)
CC：đối tượng bạn muốn chia sẻ thông tin, hay đối tượng bạn muốn thông báo cho người nhận ở phần To
BCC：Đối tượng bạn muốn chia sẻ thông tin nhưng bạn muốn ẩn điều này với người nhận ở To và CC
“To” là người nhận chính mà bạn muốn truyền đạt công việc trong email.
Ví dụ: Trong trường hợp công việc có nhiều người phụ trách, bạn cần nhập tất cả địa chỉ email của những người phụ trách đó vào phần “To”. Bạn cũng muốn sử dụng phần “CC”, tuy nhiên thì những người ở trong mục “CC” sẽ mang ý hiểu là “không phải người nhận chính mà bạn chỉ gửi cho họ để tham khảo thôi”, vậy nên nếu bạn muốn đối phương chắc chắn đọc email này, hãy sử dụng “To” nhé!
Phần “CC” sẽ cho phép hiển thị tất cả địa chỉ email của tất cả mọi người với người được nhận thư, vì vậy cho dù người gửi thư biết về những người liên quan trong đó, nhưng những người nhận thư lại không hề biết nhau. Vậy nên, hãy chú ý cẩn thận để tránh bị rò rỉ thông tin các bạn nhé!
“BCC” được sử dụng trong trường hợp bạn muốn ẩn đối tượng tham khảo email. Ví dụ: BCC sử dụng khi bạn muốn gửi một lần nội dung thư giống nhau tới cho rất nhiều khách hàng khác nhau, hoặc bạn muốn bí mật gửi cho Sếp những giao dịch qua mail với đối tác, v.v
Tuy nhiên, nếu bạn gửi email mà không nhập địa chỉ email vào phần “To” – phần dành cho người nhận chính, mà chỉ nhập mỗi “CC” hoặc “BCC”, thì thư của bạn có thể sẽ bị đưa vào mục thư rác (Spam) của người nhận thư.
Trong trường hợp bạn muốn gửi thư đồng loạt, nhưng cũng muốn che đi tất cả người nhận, hãy nhập địa chỉ thư của chính mình vào phần “To”, sau đó nhập địa chỉ của tất cả những người muốn gửi thư vào phần “BCC” là thư sẽ được gửi theo đúng ý bạn!
Cách viết Tiêu đề
Email công việc thường sẽ đến với khối lượng lớn, vì vậy bạn cần phải viết một cái tiêu đề có thể truyền tải được nội dung công việc qua cái nhìn đầu tiên, không dễ bị lỡ mất email.
Các tiêu đề mập mờ kiểu như là “お知らせ” hoặc “お世話になります”, thậm chí có thể khiến email vô tình bị bỏ qua.
Và dưới đây là một số điểm bạn cần lưu ý khi viết Tiêu đề email:
・Viết rõ yêu cầu công việc cụ thể, chẳng hạn như đề tên và nội dung
Ví dụ：ビジネスマナー研修のお知らせ
・Điền các yếu tố dễ dàng xác định được yêu cầu, chẳng hạn như thời gian, tên kế hoạch
Ví dụ：4月20日開催の●●のイベントのお知らせ
・Viết để đối phương nắm được mục đích của việc gửi mail
Ví dụ：4月度○○分ご請求書送付のお知らせ
Tiêu đề email không được quá dài, chỉ nên viết trong vòng khoảng 20 chữ.
Cách viết phần Nội dung chính
Cấu trúc cơ bản của phần nội dung chính của Email có dạng như sau:
・Tên người nhận
・Chào hỏi, tự giới thiệu
・Nội dung chính
・Lời kết
・Ký tên
Sau đây là phần giải thích chi tiết về cách viết của một số yếu tố quan trọng.
Tên người nhận
Hãy viết tên người nhận theo thứ tự như dưới đây:
・Tên công ty
・Tên phòng ban
・Chức danh
・Tên
・Cách gọi tôn kính (さん、さま、。。。)
Có một số bạn viết chồng cả chức danh và 様 (さま) trong tên gọi, như là “山口部長様 (Yamaguchi Bucho Sama)”, tuy nhiên đây lại là cách viết sai. Phần chức danh như “部長” hay “課長” có ý nghĩa giống với “様” rồi, vậy nên cách viết đúng phải là như dưới đây:
・○○部 山口部長
・○○部 部長 山口様
<h3>Chào hỏi và tự giới thiệu
Trước khi đi vào nội dung chính, hãy viết một câu chào hỏi và phần tự giới thiệu về mình nhé!
Mẫu câu cơ bản thường được sử dụng nhiều nhất sẽ có dạng như sau:
お世話になっております。
○○株式会社△△部の○○です。
Nếu như là email gửi cho người trong cùng công ty, hãy đổi câu “お世話になっております” thành câu “お疲れ様です” bạn nhé!
Lời kết
Đối với email công việc, bạn nhất định đừng quên viết “Lời kết” sau phần nội dung chính.
Lời kết cơ bản thường là “よろしくお願いいたします。”
Tổng kết
Trên đây là toàn bộ phần hướng dẫn viết email cơ bản trong công việc.
Cách viết mở đầu bằng “お世話になっております” và kết thúc bằng “よろしくお願いいたします” như vậy chẳng phải là văn phong chỉ có ở Nhật thôi sao!?
Bạn không nhất thiết phải luôn viết một “chiếc” email hoàn hảo, thế nhưng người lịch sự trong email cũng được đánh giá là người lịch sự trong công việc, tạo được một ấn tượng tốt với đối phương, từ đó công việc cũng sẽ thuận lợi suôn sẻ hơn.
Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc nào về việc viết email công việc, hãy cứ thoải mái gửi những câu hỏi của bạn vào phần tin nhắn trên trang Facebook: Yorozuya Nhật Bản nhé!
