Mỗi quốc gia có những nghi thức trao đổi danh thiếp riêng.
Đương nhiên, Nhật Bản cũng có cách cư xử độc đáo của riêng mình, và nếu không tuân thủ cẩn thận những điều này khi trao đổi danh thiếp, thì sẽ tạo ra ấn tượng không hay dưới mắt đối phương.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về nghi thức trao đổi danh thiếp cũng như các hành vi không tốt (NG – no good) mà người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản cần lưu ý.
ĐIỀU GÌ SẼ XẢY RA NẾU BẠN KHÔNG NHỚ CÁCH TRAO DANH THIẾP?
Có nhiều cách cư xử khác nhau trong việc trao đổi danh thiếp.
Có nhiều người cho là:
“Thật là phiền phức” hay
“Đâu cần phải để ý những việc nhỏ nhặt như vậy”.
tuy nhiên, đây là văn hóa và cách cư xử của người Nhật, và chúng ta phải tuân theo chúng khi còn làm việc tại Nhật Bản.
Điều quan trọng cần lưu ý là các nghi thức trao đổi danh thiếp kém có thể gây ấn tượng không tốt cho khách hàng, điều này không chỉ làm tổn hại đến hình ảnh của chính bạn mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.
CẦN LƯU Ý CÁCH CƯ XỬ NÀO KHI TRAO DANH THIẾP?
Bây giờ chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách cư xử mà bạn cần lưu ý khi trao danh thiếp của bạn.
①ĐỨNG LÊN VÀ TRAO DANH THIẾP
Luôn đứng dậy trước khi trao đổi danh thiếp.
Về cơ bản không có trường hợp bạn ngồi trao đổi danh thiếp.
Trao đổi danh thiếp = đứng
Xin hãy nhớ điều này.
Nếu trao đổi danh thiếp khi đang ngồi thì sẽ bị đối phương nghĩ là:
“Đúng là người kiêu ngạo”.
“Người không có ý thức chung.”
“Cách làm này thì người nước ngoài thật là không tốt …”
Vì vậy, để tránh đối phương hiểu lầm, vui lòng trao đổi danh thiếp theo cách tôn trọng người khác.
②ĐƯA BẰNG HAI TAY
Khi trao đổi danh thiếp, điều cơ bản là phải cầm danh thiếp của bạn hay danh thiếp của người kia bằng cả hai tay.
Nếu bạn giao nó bằng một tay, thì sẽ bị nghĩ là:
“Trông thật kiêu ngạo.”
Do đó, hãy nhớ giao danh thiếp bằng cả hai tay, cho dù có chuyện gì xảy ra.
Ngoài ra, vừa trao danh thiếp, vừa giới thiệu họ tên, công ty, phòng ban và chức vụ theo như thông tin được ghi trong danh thiếp.
「Ví dụ: Tên tôi là Wakita từ phòng kinh doanh của công ty cổ phần ABC.(ABC kabushikigaisha Eigyoubu no Wakita to moushimasu）」
「例：ABC株式会社、営業部の脇田と申します。（ABC kabushikigaisya Eigyoubu no Wakia to Mouhsimasu）」
③KHÔNG TRAO DANH THIẾP BẰNG CÁCH ĐẨY TRÊN BÀN
Không đưa danh thiếp sang phía đối diện bằng cách đẩy trên bàn.
Nếu bạn đang đối mặt với nhau trên bàn làm việc, điều cơ bản là bạn sẽ nghiêng người sang một bên và trao đổi danh thiếp.
Nếu cần, hãy đi vòng qua phía người đối diện để trao đổi danh thiếp.
CÁCH CƯ XỬ CẦN LƯU Ý KHI NHẬN DANH THIẾP.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về nghi thức nhận danh thiếp.
①NHÂN DANH THIẾP BẰNG HAI TAY.
Giống như khi trao danh thiếp, hãy nhận chúng bằng cả hai tay.
Ngoài ra, đừng lặng im khi nhận nó mà hãy nói “Tôi xin phép nhận nó”
và xác nhận tên trong khi cầm nó ở vị trí cao nhất có thể.
Tuy nhiên, khi trao đổi danh thiếp cùng một lúc, rất khó để nhận chúng bằng cả hai tay đúng không.
Trong trường hợp như vậy, bạn có thể nhận nó bằng một tay, nhưng hãy nhận nó bằng tay trái.
②KHÔNG CẤT DANH THIẾP NGAY.
Cất danh thiếp đi ngay sau khi nhận được là vi phạm quy tắc.
Hãy để danh thiếp bạn nhận được trên bàn làm việc.
Nếu bạn nhận được danh thiếp từ nhiều người, điều quan trọng là phải sắp xếp chúng theo thứ tự chỗ ngồi của họ, không xếp chồng lên nhau.
Tại thời điểm này, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt khi đặt danh thiếp của người có chức vụ cao nhất lên trên đầu của đựng hộp danh thiếp .
③CỐ GẮNG CẦM Ở HAI BÊN MÉP DANH THIẾP
Khi nhận danh thiếp, điều quan trọng là phải cầm nó càng gần mép càng tốt.
Nếu bạn nhận danh thiếp mà không suy nghĩ gì, không chừng ngón tay của bạn sẽ che mất tên, chức danh hoặc tên công ty được lưu trên mặt thiếp của đối tác khi trao danh thiếp cho bạn, điều này được coi là thô lỗ.
CÁCH CƯ XỬ CHUNG KHI TRAO VÀ NHẬN DANH THIẾP.
Một điều cần lưu ý khi trao và nhận danh thiếp là hãy mỉm cười.
Vì đối phương biết bạn là người nước ngoài nên họ thường không mong đợi bạn thành thạo mọi cách cư xử.
Vì vậy, họ sẽ bao dung cho bạn ngay cả khi bạn đã vi phạm một số cách cư xử của họ.
Tuy nhiên, nếu bạn là người khó gần hoặc không nhìn vào mắt mọi người khi nói chuyện, người ta dễ cho rằng bạn không có kiến thức thông thường.
Không thể nêu hết được các cách cư xử khi trao đổi danh thiếp thế nhưng dần dần bạn sẽ nhớ khi đồng hành cùng nó, vì vậy lúc đầu, hãy để ý đến biểu cảm và thái độ trên khuôn mặt bạn hơn là cách cư xử của bạn.
CÂU HỎI KHI TRAO DANH THIẾP.
Cuối cùng, đây là một số câu hỏi phổ biến phát sinh trong quá trình trao đổi danh thiếp.
①QUÊN DANH THIẾP
Trường hợp đầu tiên là bạn đã quên danh thiếp của mình.
Trong trường hợp đó, hãy nói rằng :
“Meishi wo kirashite Orimashite’ (Tôi vừa mới hết danh thiếp).
Trong những trường hợp như vậy, hãy giới thiệu TÊN, CHỨC DANH, CÔNG TY, v.v. bằng khẩu ngữ.
②KHI ĐỐI PHƯƠNG KHÔNG TRAO ĐỔI DANH THIẾP
Nếu đối phương không trao danh thiếp, rất có thể họ đã quên.
Trong trường hợp đó, cuối buổi nói chuyện hãy nói:
“Osoreirimasu ga omeishi wo Itadaitemo yoroshideshouka” (Xin lỗi, anh/chị có thể cho tôi xin danh thiếp được không ạ?)
TÓM TẮT
Trao đổi danh thiếp cũng giống như chào hỏi trong kinh doanh và mỗi quốc gia có cách cư xử riêng của mình.
Nhật Bản là một quốc gia coi trọng cách cư xử và phép xã giao nên cách cư xử cũng tinh tế hơn các nước khác.
Tuy nhiên, không nhất thiết phải ghi nhớ tất cả các cách cư xử ngay từ đầu, chỉ cần bạn nắm được các cư xử đã được giới thiệu ở trên, bạn sẽ ổn.
Ngoài ra, trong trường hợp bạn quên cách cư xử của mình hoặc không biết phải làm gì, bạn sẽ không làm mất lòng người khác miễn là bạn luôn giữ nụ cười tươi trên môi.
Đầu tiên, khoan hãy nói đến các cách cư xử nhỏ nhặt mà chú ý đến:
Biểu cảm
Vẻ tươi cười
Nhìn vào mắt đối phương
Hãy đảm bảo rằng chúng ta làm những điều đó như là điều đương nhiên phải thế.
